Managing taxes as an autónomo (freelancer) in Spain means tracking every expense receipt, generating invoices with correct IVA and IRPF rates, filing quarterly submissions, and keeping everything organized for your accountant. Most freelancers use spreadsheets or generic tools that don't understand Spanish tax rules — EU reverse charge for B2B, variable IVA rates, IRPF withholding based on client location.
I needed a system that handles all of this with minimal friction — on desktop, on mobile, and with the ability to generate professional invoices and quarterly summaries ready for submission.
Constraints
Must handle Spanish-specific tax rules: IVA rates, IRPF withholding, EU reverse charge for B2B
Quarterly submission workflow with document aggregation and status tracking
PDF invoice generation with customizable templates, branding, and logo
Must work across web, desktop (Electron), and mobile (Flutter)
Receipt OCR to minimize manual data entry for expenses
Multi-tenant support for managing multiple client accounts
System Design
Built a full accounting application with three main modules: expense tracking with receipt OCR, invoice management with PDF generation, and quarterly submission workflows.
Expenses support photo receipt capture with AI-powered OCR text extraction, duplicate detection via receipt hashing, and recurring expense templates that auto-suggest based on day of month. Invoices use a customizable template system with line-item editing, automatic IVA/IRPF calculation, and branded PDF output.
The quarterly module aggregates income and expenses per quarter, supports document uploads, and tracks submission status through a review workflow (pending, locked, approved) with reviewer notes and audit logging.
GDPR-compliant with consent logging and privacy policy tracking
What this demonstrates
Building compliance-critical financial software requires getting the details right — tax calculations, rounding rules, legal document formatting. This project covers the full spectrum from receipt capture to accountant submission, across three platforms sharing a common data model. It's the kind of system where "close enough" isn't acceptable.
Need a custom business tool built to your domain's rules?
Gestionar los impuestos como autónomo en España implica registrar cada factura de gasto, generar facturas con los tipos correctos de IVA e IRPF, presentar declaraciones trimestrales y mantenerlo todo organizado para el asesor fiscal. La mayoría de los autónomos usan hojas de cálculo o herramientas genéricas que no entienden las normas fiscales españolas — inversión del sujeto pasivo en operaciones intracomunitarias B2B, tipos variables de IVA, retención de IRPF según la ubicación del cliente.
Necesitaba un sistema que gestionase todo esto con la mínima fricción — en escritorio, en móvil y con la capacidad de generar facturas profesionales y resúmenes trimestrales listos para su presentación.
Restricciones
Debe gestionar las normas fiscales específicas de España: tipos de IVA, retención de IRPF, inversión del sujeto pasivo en operaciones intracomunitarias B2B
Flujo de presentación trimestral con agregación de documentos y seguimiento de estado
Generación de facturas en PDF con plantillas personalizables, marca e imagen corporativa
Debe funcionar en web, escritorio (Electron) y móvil (Flutter)
OCR de recibos para minimizar la introducción manual de gastos
Soporte multi-inquilino para gestionar múltiples cuentas de clientes
Diseño del sistema
Se construyó una aplicación de contabilidad completa con tres módulos principales: seguimiento de gastos con OCR de recibos, gestión de facturas con generación de PDF y flujos de presentación trimestral.
Los gastos admiten captura fotográfica de recibos con extracción de texto por OCR con IA, detección de duplicados mediante hash de recibos y plantillas de gastos recurrentes que se autosugerir según el día del mes. Las facturas emplean un sistema de plantillas personalizable con edición de líneas, cálculo automático de IVA/IRPF y salida en PDF con marca corporativa.
El módulo trimestral agrega ingresos y gastos por trimestre, permite la subida de documentos y realiza el seguimiento del estado de la presentación a través de un flujo de revisión (pendiente, bloqueado, aprobado) con notas del revisor y registro de auditoría.
Arquitectura
Capturar
Fotos de recibos, datos de facturas, registro de gastos
Procesar
Extracción OCR, detección de duplicados, cálculo fiscal
Almacenar
PostgreSQL (web/móvil), SQLite (escritorio)
Generar
Facturas en PDF, informes trimestrales, exportaciones ZIP
Presentar
Flujo de revisión + envío por correo al asesor fiscal
Gestiona todos los requisitos fiscales del autónomo español: IVA, IRPF, inversión del sujeto pasivo intracomunitaria
El OCR de recibos mediante modelos de visión reduce la introducción manual de gastos
Facturas profesionales en PDF con plantillas, colores y marca corporativa personalizables
Flujo de presentación trimestral con seguimiento de estado y trazabilidad de auditoría
Funciona en web, macOS/Windows (Electron) y móvil (Flutter) con sincronización por API
Arquitectura multi-inquilino que soporta múltiples cuentas de clientes
Cumple con el RGPD con registro de consentimiento y seguimiento de la política de privacidad
Lo que demuestra este proyecto
Desarrollar software financiero crítico en materia de cumplimiento requiere acertar en los detalles — cálculos fiscales, reglas de redondeo, formato legal de documentos. Este proyecto cubre el espectro completo desde la captura del recibo hasta la presentación al asesor fiscal, en tres plataformas que comparten un modelo de datos común. Es el tipo de sistema en el que «más o menos» no es aceptable.
¿Necesita una herramienta empresarial a medida adaptada a las normas de su sector?
